Allein die Präsenz auf einer Messe ist noch kein Garant für den Erfolg eines Unternehmens. Vielmehr gehört die richtige Messevorbereitung zu den wichtigsten Faktoren, um das gesteckte Marketingziel zu erreichen. Für die meisten ausstellenden Firmen ist eine Messe eine der größten Posten in der jährlichen Budgetplanung. Leider ist die Messplanung oft ein einziges Chaos – Hauptsache, die Veranstaltung wird irgendwie auf die Beine gestellt. Doch mit ein paar einfachen Regeln und dem richtigen Messekonzept lässt sich das Event erfolgreich vorbereiten.
Messekonzept: Welche Ziele verfolge ich?
Vor der eigentlichen Messeplanung ist die Definition der Ziele ein wichtiger Erfolgsfaktor. Unternehmen müssen sich klar darüber sein, welche Kontakte sie eigentlich an ihrem Messestand erreichen wollen. Welche Arten, Größen und Positionen der Firmen im Fokus stehen. Die einen nutzen Messen zur Imagepflege, andere möchten ihr Unternehmen bekannt machen, wieder andere sind nur daran interessiert, ihre Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Aussteller müssen deshalb ihren Messestand auf die definierten Ziele abstimmen.
Wer das Messepublikum in erster Linie informieren will, sollte für ausreichend Sitzmöglichkeiten sorgen und alle Verkaufsunterlagen inklusive Preislisten bereithalten. Bei einer Imagekampagne sind Messebesucher begeistert von einer behaglichen Atmosphäre und Stand-Catering. Um die Bekanntheit eines Unternehmens oder einer Marke zu steigern, eignen sich unterhaltsame Promotionaktionen wie Gewinnspiele. Auch der Einsatz von Hostessen an der Infotheke ist eine optimale Möglichkeit zur Firmenpräsentation auf einer Messe. Fragen, die bei der Zieldefinition helfen:
- Ist das Event eine Publikumsmesse oder eine Fachmesse?
- Geht es um das Ausstellen oder Verkaufen von Produkten?
- Wie viele Messegäste werden erwartet?
- Ist die Messe auf internationale Gäste ausgerichtet?
- Will ich Produktneuheiten vorstellen, Neukunden gewinnen oder Kundenbeziehungen vertiefen?
Werbemittel zur Messeeinladung und Ankündigung
Oft sind Aussteller der Ansicht, dass eine Messe lediglich dem Kontaktknüpfen dient, was allerdings ein Irrglaube ist. Denn neben potenziellen Neukunden freuen sich auch Bestandskunden über eine standesgemäße Messeeinladung. Gerade die treue Käuferschicht beurteilt die Messeaktivitäten eines Unternehmens als überaus positiv. Besonders geeignet sind Gratis-Eintrittscodes, die zahlreiche Fachmessen zur Verfügung stellen und die sich optimal als gezielte Einladung zu einem Messebesuch einsetzen lassen. Auch die Projektleiter von Publikumsmessen bieten diese Eintrittscodes an, jedoch muss meistens eine Mindestmenge abgenommen werden. Bei größeren Abnahmemengen ist es sinnvoll, sich beim Messeveranstalter nach Rabatten zu erkundigen.
Die meisten Publikums- und Fachmessen stellen verschiedene kostenlose Werbemittel wie Poster, Banner und Prospekte zur Verfügung, mit denen Aussteller eine hohe Reichweite bei niedrigen Kosten erzielen. Auch über die Messemedien der Veranstalter wie Newsletter, Ausstellerverzeichnisse, Kataloge und Pressemitteilungen lassen sich Produktneuheiten inserieren oder listen. Als ideale Medienkanäle erweisen sich außerdem Mailings oder Kundenanschreiben mit beigefügten Messeeinladungen.
Es ist ebenfalls werbewirksam, von der eigenen Website oder von Social Media Profilen nach Zustimmung des Messeveranstalters auf dessen Homepage zu verlinken. Viele alte „Messehasen“ nutzen die Dienste professioneller Callcenter, um ihre Bestands- und Wunschkunden zu einer Messeveranstaltung einzuladen.
Eindruck machen: Promotion und Werbeflächen
Die Zugänge zur Messehalle und zum Messegelände bieten vielfältige Möglichkeiten für Marketingmaßnahmen. Zahlreiche Werbeflächen der Messeveranstalter – ob Plakate oder beleuchtete Displays – lassen sich nutzen, um Messegäste an den Messestand zu lotsen. Deshalb ist es empfehlenswert, sich im Vorfeld der Veranstaltung über die jeweiligen Angebote zu informieren. Auch Promoter im Außenbereich können Messebesucher gezielt auf die Präsenz eines Unternehmens aufmerksam machen. Am Messestand selbst sind Info-Displays, Infoständer, Prospekthalter oder Plakattaschen ausgezeichnete Informations- und Werbemittel. Als überzeugende Präsentationsform haben sich Imagefilme über Produktneuheiten erwiesen, die bei Messegästen einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen.
Catering-Gutscheine oder Gewinnspielkarten, die Gäste am Messestand ausfüllen und in eine Lostrommel werfen müssen, ziehen weitere Interessenten an. Ein gewichtiger Erfolgsfaktor ist natürlich die Standgestaltung. Eine stilvolle Messetheke, eine elegante Bodenvitrine oder eine im Corporate Design bedruckte Stellwand schaffen Aufmerksamkeit und peppen selbst den simpelsten Messestand auf. Auch die Standposition trägt erheblich zum Messeerfolg bei. Besonders im mittleren Bereich, in der Nähe von Themenparks oder an Übergängen zu anderen Messehallen ist ein Stand optimal positioniert. Das Hallenende ist dagegen weniger attraktiv. Dann kann es besser sein, sich direkt gegenüber dem Mitkonkurrenten einen Platz zu sichern. Übrigens: Clevere buchen ihren Messestand so zeitig wie möglich und profitieren von Frühbucher-Rabatten.
Messecoaching zur optimalen Messevorbereitung
Für einen professionellen Messeauftritt und kundenorientiertes Team-Verhalten bieten Experten Messecoachings an. Die aktive Messekommunikation ist neben dem Messauftritt ein wichtiges Erfolgskriterium. Ob regionale Fachmesse oder internationale Verbraucherausstellung – ein Messetraining schafft das Fundament, um Unternehmensleistungen attraktiv darzustellen, den Einstieg in den Kundenkontakt zu vereinfachen und erfolgreiche Verkaufsgespräche zu führen. Ein Messecoaching vermittelt Strategien und Techniken für eine motivierende Gesprächsführung mit entsprechendem Feedback des Messetrainers. Die branchenspezifischen Erfahrungen der Messeexperten sind eine wertvolle Hilfe beim Erstellen eines tragfähigen Messekonzepts, eröffnen neue Perspektiven bei der Stärkung von Kundenbeziehungen und für eine erfolgreiche Besucheransprache.
