Immer noch unterschätzen viele Unternehmen, dass die Mitarbeiter wesentlich an einem gelungen Messeauftritt beteiligt sind. Neben dem Messestand ist es vor allem das Personal, das die Corporate Identity repräsentiert und Messegästen einen ersten und entscheidenden Eindruck vermittelt. Qualifiziertes Standpersonal arbeitet als eingespieltes Team und erledigt nicht einfach einen Job, sondern ist professionell bis ins Detail – vom Produkt bis zum Unternehmensziel.
Was zeichnet eine gute Messe-Crew aus?
Nicht geschultes Standpersonal kann die beste Messevorbereitung zunichtemachen. Gehen die Messemitarbeiter unvorbereitet an den Start, ergeben sich nur wenige und im schlimmsten Fall gar keine Kundenkontakte. Eine gute Messe-Crew hat eine sympathische Ausstrahlung und ist fachlich auf Draht. Kunden schätzen einen aufmerksamen Gesprächspartner, der über Beratungskompetenz verfügt und sämtliche Fragen beantworten kann. Deshalb sollten sich Unternehmer im Vorfeld genau überlegen, welche Personen für den Messejob geeignet sind und in welcher Weise sie den Anforderungen gerecht werden.
Zunächst steht die Entscheidung an, ob die eigenen Mitarbeiter den Messestand betreuen sollen oder externes Standpersonal die bessere Alternative ist. Das Messeteam muss flexibel, belastbar, motiviert und kontaktfreudig sein. Gutes Standpersonal kann Fachwissen vorweisen, bringt kommunikative Kompetenzen mit und beweist Teamgeist. Auch Verantwortungsbewusstsein und Leistungswille sind wichtige Voraussetzungen für die Arbeit am Messestand. Es kann sinnvoll sein, neben dem Messepersonal zusätzlich ein Promotion-Team zu engagieren oder einen Mitarbeiter, der Messegäste begrüßt und ihnen eventuelle Wartezeiten so angenehm wie möglich macht.
Interne Schulungen zur Vorbereitung
Vor dem Einsatz am Messestand ist eine interne Schulung zur Vorbereitung unverzichtbar. Jeder Mitarbeiter muss über Produkte oder Dienstleistungen, Projekte und Zielsetzungen des Unternehmens genau informiert sein. Kann ein Mitarbeiter nicht alle Kundenfragen beantworten, sollte er einen geeigneten Ansprechpartner benennen können, der dem Interessenten eine Innovation vorstellt oder einen Kontaktbogen für spätere Angebote ausfüllt. Unternehmer müssen ihren Angestellten verdeutlichen, welche Erwartungen sie in Bezug auf die Messe haben und in welcher Form sie sich nach außen präsentieren wollen. Nur wenn das Standpersonal das Unternehmensziel kennt, kann es im Sinne der Firma handeln und sämtliche Anforderungen erfüllen. Die folgende Checkliste unterstützt bei der Personalauswahl:
– gute Umgangsformen, Kommunikationsfähigkeit
– sicheres Auftreten, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein
– sprachliches Ausdrucksvermögen / ggf. Fremdsprachenkenntnisse
– Sachkenntnis über Produkte/Dienstleistungen und Fachkenntnisse über die Firma
– sympathisches Erscheinungsbild / Corporate Clothing
Corporate Clothing für die perfekte Außenwirkung
Nicht nur Messetheke, Infoständer und Thekenaufsteller beschreiben die Corporate Identity eines Unternehmens. Ebenso wichtig ist das Messe-Outfit. Mit Corporate Clothing repräsentiert das Standpersonal die Außenwirkung einer Firma und trägt zur Optimierung der Kontaktaufnahme bei. Einheitliche Unternehmenskleidung hat den Vorteil, dass Messebesucher schon aus der Ferne erkennen, um welches Unternehmen es sich handelt. Corporate Clothing schafft Vertrauen und vermittelt Souveränität. Messemitarbeiter sollten außerdem Namensschilder tragen, damit Messebesucher das Team leichter identifizieren und ansprechen können bzw. wissen, mit wem sie es zu tun haben.
Gezielte Aufgabenverteilung spart Zeit
Wenn jeder Mitarbeiter bestimmte Aufgaben erledigt, spart das jede Menge Zeit. Ein Teammitglied kann bspw. für Nachschub von Informationsmaterial sorgen und im Prospektständer verteilen, eine andere Person kümmert sich um das Catering oder übermittelt dem Backoffice Kundenbögen per E-Mail. Auf großen Fach- und Publikumsmessen sind zahlreiche internationale Messebesucher unterwegs. Deshalb muss mindestens ein Mitarbeiter im Team über Fremdsprachenkenntnisse verfügen – insbesondere verhandlungssicheres Englisch – um auch Gästen aus dem Ausland eine fundierte Fachberatung anbieten zu können. Es ist außerdem ratsam, an jedem Messetag ein kurze Teambesprechung anzuberaumen. Auf diese Weise kann sich der Unternehmer ein Bild vom Messeverlauf machen, Schwachstellen aufdecken oder auf spezielle Kundenanfragen reagieren.
Schulungen der Messeveranstalter: Weiterbildung für Messeteams
Aussteller müssen viel Geld investieren, wenn sie an einer Messe teilnehmen wollen. Darum führen zahlreiche Messeveranstalter regelmäßig Schulungen durch. Das Standpersonal muss erkennen, wie wichtig eine Messe als Marketinginstrument und Kommunikationsplattform ist, und wie sie beides zielgenau nutzen können. Viele Unternehmer suchen deshalb nach Möglichkeiten zur Weiterbildung ihrer Messeteams. Die Projektleiter der renommierten Messeveranstalter bieten deutschlandweit spezielle Seminare zur Schulung von Messepersonal, Event- und Promotionpersonal an.
Eine selbstbewusste und geschulte Messe-Crew erledigt ihren Job mit Freude, was auch die Messebesucher zu schätzen wissen. Jeder Kursteilnehmer profitiert von der Erfahrung qualifizierter Messetrainer, um seine Fähigkeiten entsprechend seiner Bedürfnisse optimal zu nutzen.
Durch Kommunikationstraining lernt das Personal, souverän und charmant auf Kunden zuzugehen und auch die Körpersprache zu verbessern. Die Kursinhalte umfassen außerdem Fragetechniken zum Ermitteln der Kundenbedürfnisse und Tipps zur Vermittlung komplexer Sachverhalte. Das Ziel der Messetrainings: Mitarbeiter sollen ihr eigenes Potenzial erkennen und ihre Stärken im Kundenkontakt einsetzen.
